Hollanda Dış İşleri Bakanlığı ve Merkezi İthalat ve İhracat Ofisi (Central Office for Import and Export “CDIU”) tarafından şirketlere ihracatta kontrollerinde yol göstermek amacıyla İç Uyum Programı Kılavuzu (Internal Compliance Programme “ICP”) yayınlandı. ICP, stratejik öneme sahip ve yaptırımlara tabi olan malların ticaretini yapan şirketlerin ihracatta dikkat etmesi gereken hususların bir derlemesi niteliğinde. Ayrıca her geçen gün önemi artan teknoloji transferleri de kılavuzda yerini almış. Hollanda ihracat kontrol politikası esasında imzaladığı uluslararası anlaşmalar ve Avrupa Birliği mevzuatı kapsamında çıkarılmış olan “hassas” ürünlere ilişkin mevzuat ile şekilleniyor. Hassas ürünler ise genellikle askeri ya da çift kullanım (dual use) amacı olan ürünler olarak nitelendirilmekte.
Bu kapsamda, ICP’nin ihracat kontrol yasaları ile uyumluluğunun şirket içerisinde tespit edilmesi için hayati öneme sahip olduğu belirtiliyor. Elbette ICP uyarınca hazırlanacak kılavuzların şirketlerin ihtiyaçlarına ve faaliyet alanlarına göre özel olan hazırlanması gerekmektedir. Sizler de takdir edersiniz ki, askeri malzeme üreten bir savunma sanayii şirketinin göstermesi gereken özen kıyafet üreten bir tekstilcinin göstermesi gereken özenden çok yüksek olacaktır.
ICP Ne Getiriyor?
Öncelikle bir şirketin ihracat yasaklarına uymasının en efektif yolun üst yönetimden gelecek sınırlamalar ve uyarılar olduğunu belirtmekte fayda var. ICP de balık baştan kokar mantığı ile hazırlanmış ve şirketlerin C seviye diye adlandırdığımız üst yönetim kademesinin söz konusu kurallara en yüksek önemi vermesi gerektiği belirtmiş. Bu kapsamda, üst düzey yöneticiler tarafından şirketin düzenli olarak tüm çalışanlarına söz konusu kuralların ne kadar önemli olduğuna dair açıklamalar yapılmasının büyük önem arz ettiği belirtiliyor.
Elbette yapılacak açıklamaların hayata geçirilip geçirilmediğinin şirketin organizasyon şemasında yer alan bir departman tarafından daimi olarak gözetim altında tutulması gerekiyor. Aksi takdirde e-posta kutusunda doğrudan çöpe giden açıklamaların fiiliyatta şirketin faaliyetlerine hiçbir etkisi olmayacaktır. Bu kapsamda, şirketlerin büyüklüğüne bağlı olarak çıkar çatışmalarını da önleyecek şekilde ihracat kontrolünden sorumlu kişilerin açıkça belirlenmesi gerekmektedir. Örneğin, satıştan sorumlu bir kişinin yaptığı satışların uyumluluğunu kontrol etmesi abesle iştigal edecektir. Bu sebeple olabildiğince bağımsız ve şirketin menfaatlerini gözetecek bir kişinin bu görevi yürütmesi gerekmektedir ve aynı zamanda bu kişinin kontrolleri gerçekleştirmek için yeterli bilgiye erişiminin olması gerekmektedir. Bu kapsamda, bu görevi üstlenecek kişinin en azından aşağıda yer alan görevleri layıkıyla yerine getirebilecek bilgi ve deneyime sahip olması gerekmektedir:
- ICP ile uyum sağlamak ve gerektiğinde ICP’yi revize etmek,
- [SA1]
- Mevzuatı ve ilgili otoritelerin yaklaşımlarını takip etmek,
- Şirketin satışlarını belirlemek, sınıflandırmak, incelemek ve onaylamak,
- Şirket içerisinde ihracat kontrolüne ilişkin farkındalık yaratmak ve gerekli kontrolleri gerçekleştirmek,
- Düzenli olarak şirket içerisinde denetim yapacak kişileri belirlemek,
- Çalışanlara eğitim vermek.
Bu kapsamda yeterli kaynağa sahip olan şirketlerin her departman özelinde bahse konu görevleri gerçekleştirecek bir kişi ataması riski en aza indirecektir. Ayrıca ICP kapsamında sorumlu kılınacak kişilerin; isimlerinin, görevlerinin ve iletişim bilgilerinin açıkça belirlenmesi de olmazsa olmazlar arasında sayılıyor.
Tahmin edeceğiniz üzere, ihracat kontrolleri kapsamında şirketin ürettiği ya da dağıtımını yaptığı ürünlerin kimlere satıldığını ve söz konusu satışların “yasak” satışlar olup olmadığının değerlendirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde tek bir satış yüzünden şirketin tüm faaliyetlerini sekteye uğratabilecek yaptırımlar şirketin kapsını çalabilir. ICP ise şirketlerin yaptığı her satış için uygulaması gereken bir yol haritası ortaya koymaktadır. Bu kapsamda, şirketlerin aşağıdaki hususlara azami özeni göstermesi ortaya çıkabilecek birçok riski bertaraf edecektir:
- Yaptırım uygulanan ve hassas ülkelerin belirlenmesi ve düzenli olarak revize edilmesi,
- Ürünlerin son olarak gideceği ülkenin net olarak belirlenmesi,
- Nükleer ürünler söz konusu olması durumunda ihracat yapılan ülkenin nükleer silahsızlanma anlaşması imzalamış olması,
- Şifreli ya da gizli ürünler olması durumunda ihracat yapılacak ülkenin insan hakları ihlalleri gerçekleştirmemesi,
- Satın almayı gerçekleştiren şirketin kim olduğu,
- Son kullanıcının başka bir devlet olup olmadığı,
- Satış yapılan şirketin ana şirketinin yaptırıma tabi olmaması,
- Kamuya açık kaynaklarda son kullanıcıya ilişkin yeterince bilgi olması,
- Son kullanıcının fiziksel bir adresinin olması (adresler posta kutusundan ibaret olmamalı),
- Alıcının faaliyetlerinin şeffaf olması,
- Alıcının ya da son kullanıcının çalışanları ile kişisel bir temas olması,
- Alıcının nakit ya da makul olmayan bir miktarı ödemeye gönüllü olması,
- Teslimat şartlarının açık olması,
- Alıcının son kullanıcıya ilişkin doğru ve eksiksiz beyanname imzalaması,
- Satışın dağıtıcı üzerinden gerçekleştirilmesi durumunda son kullanıcının belirlenmesi,
- Ürünün askeri kullanım amacı olması ve söz konusu hususlar hakkında belirsizlik olması durumunda lisans alınması,
- Teslimat öncesinde gerekli izinlerin ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğinin kontrol edilmesi için sistem kurulması,
- Çalışanlara eğitim verilmesi ve şirket tarafından hazırlanacak kılavuzda çalışanların nasıl eğitildiğinin ve hangi bilgi düzeyinde olduğunun belirtilmesi,
- Yılda en az bir kez şirketin denetimden geçirilmesi,
- İhracatına ilişkin tüm belgelerin en az 7 yıl şirket bünyesinden tutulması.
Elbette yukarıda belirtilen hususların birçoğu mallara ilişkin ihracat kontrolleri için geçerli olacaktır. Fakat günümüzde teknoloji transferi bazı durumlarda çok daha fazla önem teşkil ediyor. Bu kapsamda ICP, teknoloji transferleri için denetimin daha da sıkı olması gerektiğini belirtiyor. Nitekim ihracat kontrolüne bağlı teknolojilerin Hollanda dışına gitmesi durumunda söz konusu aktarım grup şirketleri arasında olsa bile ilgili otoritelerden lisans alınması gerekmektedir. Dolayısı ile söz konusu teknolojilerin uzaktan erişime açık olması durumunda, güvenli kaynaklarda depolanması, anti-virüs yazılımları kullanılması, şifrelenmesi ve erişimin sadece belirli kullanıcılara açılması gerekmektedir.
Son olarak belirtmek gerekir ki herhangi ürünü ya da teknolojiyi insan hakları ihlali olan ya da siber güvenliğe sahip olmayan bir ülkeye göndermek şirketler için birçok problemleri de beraberinde getirecektir. Aynı şekilde idam cezaları ya da işkence için kullanılma ihtimali olan ürünler için de ihracat kontrol mekanizmalarının kurulmasında fayda bulunuyor.
Daha fazla bilgi için ise tüm bu hususları ve detayları içeren Hollanda Dış İşleri Bakanlığı’nın hazırladığı kılavuza buradan ulaşabilirsiniz.
