Şirketlerin öncelikleri karlılıklarını artırmak… Bunun için maliyetleri azaltmak, yeni pazarlar denemek, reklam faaliyetlerinde bulunmak gibi yöntemler izlerken şirket içi dışsallıkları azaltmak için de çeşitli adımlar atıyorlar. Bunlar verimsizlikten kaynaklandığı gibi usulsüzlüklerin sonucu olarak da oluşabiliyor.
Rekabet ve Uyum ekibi olarak görevlerimizden bir tanesi usulsüzlüğü önleyecek, yaşanan usulsüzlükleri açığa çıkaracak ve hakkıyla araştırıp raporlayabilecek yapıların kurulmasına yardımcı olmak. Bunu yapabilmek için de güncel gelişmeleri sıkı sıkıya takip ediyoruz. Bu amaçla takip ettiğimiz kaynaklardan bir tanesi ACFE’nin Report to Nations raporu.
2 yılda bir yayınlanan raporda Türkiye’nin de içinde olduğu 125 ülkeden, 2.500’ün üzerinde vakaya ait bilgiler yer alıyor. Bunların 13 tanesi de Türkiye’de gerçekleşmiş vakalar. Raporda usulsüzlük çeşitlerinden usulsüzlüğü gerçekleştirenlerin profillerine kadar birçok farklı bilgi yer alıyor.
Usulsüzlükler nasıl gerçekleşiyor?
Şimdi burada yol göstermiş olmayalım ama raporda finansal usulsüzlüklerin nasıl gerçekleştiğine dair bilgiler de yer alıyor. Buna göre, toplam vakaların:
- %86sında şirket varlıklarının kötüye kullanılması,
- %43ünde yolsuzluk/rüşvet,
- %10unda finansal kayıtlarda yapılan usulsüzlükler,
yer alıyor. Bunları gerçekleştirmek içinse çeklerde ve senetlerde tahrifat, faturalama usulsüzlükleri, nakit hırsızlığı, masraf usulsüzlükleri ve para dışındaki şirket kaynaklarının çalınması gibi birçok farklı yöntem kullanılıyor. Bir alt kırılıma indiğimizde:
- %40ında sahte fiziksel belge oluşturulduğunu,
- %36sında fiziksel belge(ler)in tahrif edildiğini,
- %27sinde elektronik belge(ler)in tahrif edildiğini,
- %26sında sahte elektronik belge oluşturulduğunu,
görüyoruz.
Usulsüzlüğü gerçekleştirenlerin profillerine ait bilgilerle devam edelim. Bu kişilerin en çok karşılaşılan 3 özelliği:
- %42si kazançlarının ötesinde bir hayat sürüyor,
- %26sı maddi sıkıntılar yaşıyor,
- %19u müşterilerle/tedarikçilerle yakın ilişki kuruyor.
Toplamda 17 özelliğin sıralandığı raporda vakaların %85inde en az bir özellik gözlemlenirken %49unda birden fazlası gözlemlenmiş. Vakaların %63ünde ise tespit edilen özellikler usulsüzlüğü gerçekleştiren kişinin kişisel hayatıyla ilgili.
55 yaş ve üzeri kişilerin sebep olduğu kaybın medyanı $425.000 olurken, daha küçük yaştakilerin sebep olduğu kaybın medyanı $225.000 oluyor. Bu kişilerin 89%u daha önce hiç usulsüzlükle suçlanmamış/hüküm giymemiş. %7si ise daha önce usulsüzlükle suçlanmış ama hüküm giymemiş. Şirkette en az 6 yıl boyunca çalışmış birinin usulsüzlüğüne bağlı olarak yaşanan finansal kayıp, daha az süreyle çalışmış birininkinin yaklaşık 2 katını buluyor.
Usulsüzlüğü neden engelleyemiyoruz?
Usulsüzlüğün engellenememesinde şüphesiz ki usulsüzlüğü yapanın işini iyi yapmasının(!) da etkisi var. Peki bu, gardımızı almamıza engel mi? Tabi ki değil. Raporda ele alınan vakalara göre usulsüzlüğe sebep olan en önemli eksiklikleri aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz:
- İç kontrollerdeki eksiklikler
- İç kontrollerin güncelliğini yetirmesi
- Yönetimin yetersiz değerlendirmeleri (yönetime raporlanan konulardaki eksik/yetersiz değerlendirmeler)
- Üst yönetimin konuya yetersiz yaklaşımı (zayıf tone at the top)
Trendleri takip edebilmek açısından, her yeni rapor yayınlandığında yaptığımız çalışmalardan bir tanesi, rapordaki istatistikleri bir öncekiyle karşılaştırmak oluyor. Öncelikle şunu dile getirelim, 2 raporda da değişmeyen bir oran var; %5. Bu oran şirketlerin her yıl usulsüzlük sebebiyle gelirlerinde yaşadığı ortalama kayıp. 2019’u baz aldığımızda dünya genelindeki toplam kaybın yaklaşık $4.5 trilyon olduğunu görüyoruz. Karşılaştırmaya ait sonuçlara usulsüzlük vakalarına ait bilgilerle devam edelim. 2020 ve 2018 raporlarını karşılaştırdığımızda:
- Vakaların sebep olduğu kaybın (medyan) $130.000’dan $125.000’a düştüğünü,
- Vakaların tespit edilme süresinin 16 aydan 14 aya düştüğünü,
- Yolsuzluk/Rüşvet içeren vakaların %38den %4e çıktığı,
- Ele alınan vakalarda yaşanan kaybın yaklaşık $7 milyardan $3.6 milyara düştüğünü,
- Vaka başına yaşanan maddi kaybın ortalama $2.6 milyondan $1.5 milyona düştüğünü,
görüyoruz. Dolayısıyla, usulsüzlüğün artık daha kısa sürede tespit edildiğini ve sebep olduğu finansal etkinin azaldığını söyleyebiliriz. Şunu da unutmamak lazım ki hala vaka başına ortalama kayıp $1.5 milyon olarak karşımıza çıkıyor ki yaklaşık 10 milyon lira yapan bu tutar bir şirketi iflasa bile sürükleyebilir! Sonuç olarak bir kereden bir şey olmaz deyip göz ardı edebileceğimiz bir konu olmadığı ortada.
Peki, bu iyileşme nasıl gerçekleşti?
Yukarıda paylaştığımız finansal tutarlardaki değişimin dikkat çekici olduğunu düşünüyoruz. Bu değişimin nasıl gerçekleştiğine dair bilgilere de raporda yer verilmiş. Usulsüzlük için etik hat kurmuş firmalarda kaybın medyanı $100.000 olurken kurmamışlarda bu tutar $198.000. Alınan önlemlerin bir kısmını önceki raporla karşılaştırırsak:
- Etik hat kurulumunda %13,
- Usulsüzlüğü önleyici politikalar geliştirilmesinde %13,
- Çalışanlara konuyla ilgili eğitim verilmesinde %11,
- Üst yönetime konuyla ilgili eğitim verilmesinde %9,
artış olduğunu söyleyebiliriz. Vakaların tespitinde en çok karşılaşılan yöntem olan ihbarı kolaylaştıracak ve teşvik edecek yapılar kurulması kritik önem taşıyor. Etik hattı olmayan firmalar, olan firmalara oranla usulsüzlüğe daha uzun süre maruz kalıyor ve iki kat daha fazla finansal kayıp yaşıyor. 2018 yılının raporuna göre dikkat çeken bir değişiklik ise telefonla gelen ihbarların sayısının azalırken online formlar ve e-postalar aracılığıyla gelenlerin artması.
Önleyici faaliyetlerde bulunmak için tabi ki ihbar hattı kurmak, farkındalık eğitimleri vermek gibi adımlar atılması gerekiyor fakat bazı konuları da tekrar değerlendirmek gerekiyor. Bunlar arasında çalışanlarla imzalanan iş sözleşmelerinin, tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla imzalanan sözleşmelerin incelenerek gerekli durumlarda denetim yapılması hakkını içerecek ve vaka yaşanması durumunda kapsamlı bir soruşturma yürütülmesine imkan tanıyacak maddeleri içerek şekilde güncellenmesi büyük önem taşıyor.
Usulsüzlüklerin önlenmesinde ve tespitindeki en önemli yöntemlerden bir tanesi davranış/etik kurallarının (code of conduct) resmi bir şekilde belirlenmiş olması. Dolayısıyla kurum kültürü büyük önem taşıyor. Raporda yer almayan veya hala tespit edilememiş birçok usulsüzlük vakası bulunuyor. Tedbirleri en başından alarak, şirketteki huzurlu çalışma ortamını, hatta marka imajınızı zedeleyebileceği, finansal kayıpların şirketinizin sürekliliğini sıkıntıya sokabileceği vakalardan kaçınabilirsiniz. Küçük adımlar atarak büyük mesafeler kat edebileceğinizi unutmayın.
