Blogumuz vasıtasıyla sizlere pek çok defa kişisel verilerin korunması alanındaki güncel gelişmeleri ve bunlara dair hukuki tartışmaları aktarıyor olduk. Bugün dünya genelinde olduğu gibi ülkemiz de küresel bir salgın ile karşı karşıya. Hal böyle olunca şu an bir kişisel verilerin korunması hukuku tartışmasının ne önemi var diye düşünebilirsiniz. Ancak resmin bütününe baktığımızda her geçen gün daha da artan bu salgına karşı şirketlerin önlemlerini artırdığını ve bu vesileyle de birtakım kişisel veri işleme senaryolarının oluştuğunu görüyoruz.
Bu yazımızla sizlere bu süreçte şirketlerin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) nezdinde karşılaşabileceği başlıca sorunlara değinmeyi amaç edindik.
COVID-19 kapsamında ne gibi veriler işliyoruz? Bunları işlememizde bir hukuki dayanağımız var mı?
Kuşkusuz COVID-19 bir sağlık sorunu ve bu kapsamda ilk akla gelen husus sağlık verileri, yani özel nitelikli verilerin işlenmesine dair özel hususlar. Elbette KVKK’nın 6. maddesinden söz ediyoruz ve pek çoğumuzun bildiği üzere bu madde en çok da sağlık verilerinin rızadan istisnai olarak işlenmesi noktasında şirketlerin elini kolunu bağlar vaziyette.
Bu bakımından temel kuralın her ne kadar küresel bir salgın ile karşı karşıya
olunsa da bu verilerin ilgili kişinin rızası dahilinde işlenmesi olduğu
unutulmamalıdır. Bu yönüyle şirketler işlenen veri uyarınca gerekli
aydınlatmayı yapmalı ve istisnai süreçler bulunmadığı sürece ilgili kişinin
rızasını almalıdır.
Bu noktada hatırlatılması gereken en önemli konu, sürecin “sır saklama yükümlülüğü altında olan” işyeri hekimlerince yürütülmesidir. Böylelikle gerekli veri koruma önlemlerinin de alınmasıyla sağlık verileri bakımından rıza alma koşulu bertaraf edilebilecektir.
Bunun yanında alınan her verinin sağlık verisi olmadığına da değinmekte fayda var. Örneğin bir çalışanın son bir aydaki seyahat geçmişi özel nitelikli bir veri olarak kabul edilmeyecektir. Dolayısıyla bu veriler bakımından KVKK’nın 5.maddesinde yer alan daha geniş kapsamdaki istisnai hükümler söz konusu olabilecektir.
Her halükârda KVKK’nın 4. maddesinde yer alan temel ilkeler de göz ardı edilmemeli ve söz konusu kişisel veriler özellikle amacına uygun bir şekilde ve ölçülülük ilkesine uymak kaydıyla işlenmelidir.
Son olarak değinilmesi gereken husus, GDPR’ın özellikle özel nitelikli veriler bakımından KVKK’ya göre oldukça kapsamlı bir istisna rejimi barındırıyor oluşudur. Bu yönüyle özellikle Türkiye’de faaliyet gösteren ancak küresel ayağı da bulunan şirketlerin KVKK’nın bu noktadaki ayrıksı pozisyonunu göz ardı etmemeleri önem arz etmektedir.
Bir çalışanımızın COVID-19’a yakalandığından emin olduk. Peki, bu durumu kimler ile paylaşmalıyız? Diğer çalışanımızı ve kamu otoritelerini ne ölçüde bilgilendirebiliriz?
COVID-19’un yayılma hızı ve yıkıcı etkileri göz önüne alındığında, yetkili otoritelere bildirimlerin hızlı bir şekilde yapılması ve tedbirlerin ivedilikle alınması gerektiği açıktır.
KVKK anlamında, mevcut durum kamu güvenliğini ve kamu düzenini tehdit ettiğinden verilerin Sağlık Bakanlığı ve ilgili otoritelerce işlenmesinin önünde bir engel bulunmamaktadır. Ancak, sağlık verilerinin işveren tarafından otoritelere aktarımı, KVKK’ya tabi olacaktır. Çalışanın enfekte olduğu bilgisi sağlık verisi olarak kabul edileceğinden, özel nitelikli kişisel verilere ilişkin hükümler göz önüne alınmalıdır. Çalışanın rızasını alma yoluna gidilmesi tercih edilebilir. Ancak özellikle içinde bulunduğumuz durumun potansiyel mali etkileri göz önüne alınırsa, enfekte olan çalışanın iş güvenliği anlamında kendini baskı altında hissetme riski bulunmaktadır. Bu doğrultuda çalışanın rızasına dayanarak gerçekleştirilen işleme ve aktarım faaliyetleri riskli gözükmektedir. Diğer yandan, teoride bu bildirimlerin iş yeri hekimleri tarafından yapılması gerekeceği söylenebilir. Ancak, mevcut durumda bu yöntemin uygulanabilirliği tartışmalı olacaktır. Geniş pencereden incelediğimizde hekimler her zaman işyerinde bulunmayabilir. Salgının yayılma hızı düşünülürse, çalışan işyerine gelmeden ya da hekimi ziyaret etmeden de hastalık bildirimi yapabilir.
Bu durumda, kamu sağlığının korunması adına hızlı aksiyon alabilmek için şirketler, insan kaynakları gibi çalışana doğrudan temas eden birimleri içerisinde sınırlı sayıda ekipler oluşturularak, gerekli bildirimleri bu ekipler üzerinden gerçekleştirmeyi tercih edebilirler. Bu noktada, genel veri işleme prensipleri göz önüne alınarak, çalışanın enfekte olduğuna dair bilginin mümkün olduğunca dar bir çevrede bilinmesi, ekiplerin az sayıda (bir veya iki kişi) çalışandan oluşturulması gerekmekte ve enfekte olan çalışanın gizliliğine üst seviyede dikkat edilmelidir.
Bir diğer yandan, enfekte olan çalışanın gizliliği göz önüne alınarak, çalışanın kimliğinin şirket içerisinde duyurulmaması gerekmektedir. Ancak yukarıda da açıkladığımız üzere, maalesef salgın çok ciddi bir hızla yayılmaktadır. Bu doğrultuda, iş sağlığı ve güvenliğinin önemi göz önüne alınarak, diğer çalışanın sağlığının ve bağışıklığının korunması adına, şirket içerisinde COVID-19 enfekte bir çalışanın bulunduğunun isim belirtmeksizin duyurulması gerekebilir.
Şirket içerisinde yapılacak duyurularda şirket çalışanlarına COVID-19 enfekte bir çalışanın bulunduğu, evden çalıştığı ya da izinde olduğu belirtilmeli; ancak şirket içi seviye ya da ekip gibi çalışanın kim olduğunun tespitini sağlayacak detaylar paylaşılmamalıdır.
Pek çok şirket evden/uzaktan çalışma metodunu benimsemiş gözüküyor. Peki, uzaktan çalışan personeli takip edebilir miyiz?
Sosyal medya üzerinde ve Whatsapp gruplarında, şirketlerin evden çalışan personeli farklı şekillerde denetlediğine dair söylemlerle karşılaşmaktayız.
İşveren’in, çalışanlara teslim etmiş olduğu işlerin akıbetini takip etmek istemesi, yönetim hakkı kapsamında mümkündür. Ancak personelin çalışma takibini gerçekleştirirken, kişisel verilerin korunması kapsamındaki genel ilkelere riayet edilmesi çok önemlidir. Buradan doğabilecek olumsuz sonuçların yansıması yalnızca kişisel verilerin korunması alanında değil, iş hukuku açısından da işverenleri zor durumda bırakabilir.
Bu doğrultuda, çalışan cihazlarından konum takibi, web cam ve benzeri izleme teknolojileri aracılığıyla çalışanın kontrolü gibi ‘aşırı’ veri işleme faaliyetlerinden kaçınılmalı, çalışan ile günlük bazda gerçekleştirilecek telefon görüşmeleri gibi biraz daha düşük teknolojili ve eski usul metotların tercih edilmesi önerilmektedir.
Uzaktan çalışmanın doğurduğu riskleri veri güvenliği açısından ne şekilde minimize edebiliriz?
Pek çok şirket hali hazırda 21.yüzyılın gereklerine ve tehlikelerine ayak uydurmuş ve ofisteki çalışma cihazları ve sistemleri için veri güvenliğini üst düzeye taşımıştır. Ancak şirketlerin ister istemez evden çalışma metoduna eğilim gösterdiği bu dönemde, aynı güvenlik önlemlerinin evden/uzaktan çalışma için de uygulanması gerekmektedir.
COVID-19 salgınının bu kadar hızlı bir şekilde yayılmış olması sebebiyle, maalesef pek çok şirket her bir çalışana ayrı bir uzaktan çalışma cihazı tesis etme fırsatı bulamadı. Bu sebeple zaman zaman çalışanın şahsi cihazlarından ofis işlerini yürüttüğünü görmekteyiz.
Bu durumun doğurabileceği risklerin minimize edilmesi adına, başta şirket sistemlerine ve dokümanlarına VPN bağlantısı ile erişim, anti-virüs sistemlerinin ve güvenlik duvarlarının güncelliği ve işlerliğinin sağlanması olmak üzere, her türlü iyi piyasa uygulaması izlenmeli ve şirketler bünyesinde uygulamaya alınmalıdır.
Ek olarak, iş hayatındaki veri gizliliği (hem kişisel veri hem de ticari anlamda gizli bilgiler babında) ihlallerinin çok büyük oranı, çalışanın doküman gönderirken ya da uzaktan çalışırken kişisel e-posta hesaplarını kullanması neticesinde gerçekleşmektedir. Herkesin uzaktan çalışma metoduna geçtiği bugünlerde, çalışanın bu uygulamanın olumsuz sonuçları konusunda dikkatle bilgilendirilmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak,
COVID-19 küresel bir salgın olsa da hukuksal açıdan da şirketler bakımından ele alınması gereken yeni konuları beraberinde getiriyor. Bu süreçle mücadele ederken şirketlerin hukuk düzenin gerekliliklerini yerine getirmesi de hala önem arz ediyor.
Kişisel verilerin korunması alanı bu süreci en yakından ilgilendiren regüle alanlardan bir tanesi. Pek çok veri koruma otoritesi bu süreçte uyulması gereken kurallara ilişkin yönlendirici açıklamalar yaparken ülkemizde Kişisel Verilerin Korunması Kurumu halen sessizliğini korumakta. Bu konuda Kurum’dan bir açıklama yapılması durumda sizleri bilgilendirmeye devam ediyor olacağız.
